1. Área Jurídica / Protocolaria
Responsable: Notario, abogados y auxiliares jurídicos.
Procedimientos:
- Revisión de solicitudes conforme a la normativa notarial (Decreto 960/1970 y Ley 29/1973).
- Consulta y verificación de documentos legales.
- Aprobación por parte del notario en actos como escrituras públicas, poderes, capitulaciones, etc.
- Uso de criterios de legalidad, autenticidad y veracidad.
- En caso de duda jurídica, se realiza consulta con la Superintendencia de Notariado y Registro.
Decisión final: El notario, quien tiene la última palabra legal.
2. Área de Registro Civil
Responsable: Auxiliares del registro civil y notario.
Procedimientos:
- Verificación de documentos originales (cédulas, registros anteriores, certificados médicos, etc.).
- Ingreso de información al sistema SIR (Sistema de Información del Registro Civil).
- Validación de datos sensibles (nombres, fechas, etc.) con apoyo del notario.
- Correcciones requieren resolución escrita firmada por el notario.
Decisión final: Se toma según lineamientos de la Registraduría Nacional.
3. Área Administrativa y Financiera
Responsable: Administrador, contador, notario.
Procedimientos:
- Revisión periódica de ingresos y egresos.
- Aprobación de presupuestos operativos y de inversión.
- Análisis de necesidades de personal, dotación y mantenimiento.
- Evaluación de tarifas conforme a tabla de derechos notariales (actualizada por Supernotariado).
- Implementación de software y mejoras tecnológicas.
Decisión final: Notario junto al área contable/administrativa.
4. Área de Atención al Usuario
Responsable: Personal de ventanilla, atención al cliente, notario.
Procedimientos:
- Recepción de quejas, sugerencias o solicitudes especiales.
- Evaluación de tiempos de respuesta y servicio.
- Mejora de procesos según retroalimentación.
- Escalamiento de casos sensibles al notario.
Decisión final: Coordinada por atención al usuario, pero validada por el notario si es necesario.
5. Área Tecnológica y Seguridad Digital
Responsable: Encargado de sistemas, soporte técnico.
Procedimientos:
- Evaluación de proveedores de software notarial (ORFEO, SIGEN, etc.).
- Implementación de copias de seguridad y certificados digitales.
- Revisión de ciberseguridad y acceso controlado al protocolo.
Decisión final: Técnico con aprobación del notario.
6. Área Disciplinaria o Ética Interna
Responsable: Notario.
Procedimientos:
- Recepción de quejas sobre funcionarios.
- Investigación interna según protocolo ético.
- Aplicación de sanciones o llamados de atención si aplica.
Decisión final: Exclusivamente el notario, bajo principios de equidad y ley.